Integritetspolicy för Stockholms Taidoförening

Din personliga integritet är viktig för oss. Stockholms Taidoförening (STaF) värnar om dina personuppgifter och strävar efter att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar din data. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

Personuppgiftsansvar

Stockholms Taidoförening (styrelsen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom föreningens verksamhet.

Webbplats och cookies

Denna policy omfattar även vår webbplats (www.stockholmtaido.se). När du besöker vår webbplats samlar vi in information via cookies för att sidan ska fungera tekniskt samt för att kunna föra statistik över besökarantal. Vi samlar inte in några personuppgifter via webbplatsen såvida du inte själv väljer att skicka dem till oss via kontaktformulär eller e-post. Du kan när som helst stänga av cookies genom att ändra inställningarna i din webbläsare.

Vilka uppgifter hanterar vi och varför?

STaF använder medlems- och köhanteringsregistret SportAdmin för att administrera föreningens verksamhet. Vi behandlar uppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress.

Vi behandlar dessa uppgifter med stöd av följande grunder:

• Fullgörande av avtal: För att administrera ditt medlemskap, hantera terminsavgifter, försäkringar och skicka ut relevant föreningsinformation.
• Allmänt intresse och rättslig förpliktelse: För närvaroregistrering som krävs för att erhålla och möjliggöra revision av statliga och kommunala bidrag (LOK-stöd), samt för lagstadgad bokföring.
• Berättigat intresse: För att dokumentera och bevara graderingshistorik (namn, personnummer, erhållen grad och datum). Detta är nödvändigt för att verifiera idrottsliga meriter över tid och uppfylla krav från nationella och internationella förbund vid framtida graderingar.
• Pedagogiskt syfte: Under pågående medlemskap sparar vi fullständiga graderingsprotokoll (inklusive poäng och omdömen) för att kunna följa din individuella utveckling och ge anpassad vägledning i din träning.

Vilka delar vi information med?

Vi säljer aldrig dina uppgifter till tredje part. För att kunna bedriva vår verksamhet delar vi dock nödvändiga uppgifter med:

• Riksidrottsförbundet, Svenska budo och kampsportsförbundet och Stockholms stad: För bidragsansökningar och kontroll.
• Svenska Taidoförbundet & Taido Hon’in: Vid registrering av graderingar och utfärdande av diplom.
• Försäkringsbolag: Vid eventuell skaderapportering.

Lagring och gallring

Vi sparar inte dina uppgifter längre än vad som är nödvändigt för ändamålet:

• Aktivt medlemskap: Enligt föreningens stadgar beslutar styrelsen om upphörande av medlemskapet först efter två år av obetalda avgifter om inte skriftligt utträde meddelats dessförinnan. Under denna tid behålls medlemsuppgifter för att möjliggöra återinträde och kommunikation.
• Efter avslutat medlemskap: Personuppgifter raderas senast 2 år efter att medlemskapet formellt avslutats. Denna lagringstid är nödvändig för att föreningen ska kunna styrka och kontrollera underlag för erhållna bidrag vid en eventuell revision.
• Fullständiga graderingsprotokoll: Gallras senast 2 år efter avslutat medlemskap. Föreningen förbehåller sig rätten att innan gallring avidentifiera data från dessa protokoll (t.ex. poäng kopplat till grad, kön och åldersspann) för statistiska ändamål och långsiktig verksamhetsutveckling.
• Graderingshistorik: Uppgifter om namn, personnummer, erhållen grad och datum arkiveras tills vidare som en del av medlemmens och föreningens idrottshistorik.
• Fakturaunderlag: Sparas i 7 år enligt bokföringslagen.

Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter vi hanterar, både i våra administrativa system och på vår webbplats, för att förhindra förlust, missbruk eller obehörig åtkomst.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, få dem rättade om de är felaktiga eller begära att de raderas. Notera att rätten till radering inte omfattar uppgifter som vi är lagstadgade att behålla eller där föreningens berättigade intresse väger tyngre (såsom graderingsmeriter).

Kontaktuppgifter

Vid frågor om vår hantering av personuppgifter, önskemål om registerutdrag eller om du vill begära rättelse/radering av dina uppgifter, är du välkommen att kontakta oss.

Personuppgiftsansvarig: Styrelsen i Stockholms Taidoförening

E-post: ordf@stockholmtaido.se

Postadress:
Stockholms Taidoförening
c/o Hannah Kanjah
Kavlevägen 87
141 59 Huddinge

Klagomål

Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor i Sverige.